תפקיד מרכזיית הענן לאחר שנת 2020
לפני 2020, רק אחד מכל שמונה ישראלים מועסקים עבד מהבית. החל מדצמבר 2020, 71% עבדו מהבית או מרחוק. ו -54% מאלה אומרים שהם רוצים להמשיך לעבוד מהבית גם לאחר סיום המגיפה, על פי סקר שנערך לאחרונה.
אם אתה מוקד טלפוני או עסק שתמיד פעל עם כל העובדים תחת קורת גג אחת ומערכת טלפון אחת, מה אתה עושה כדי לענות על דרישת העובדים לגמישות במקום העבודה, אך גם כדי להשאיר את כולם מחוברים בטלפונים?
אתה פונה למרכזיית ענן.
מערכת הטלפונים הווירטואלית מבוססת הענן פועלת זהה למרכזייה מסורתית אך עם יתרונות חסכון ותחזוקה עצומים. מערכות טלפון מרכזיה בענן מבטלות את הצורך של עסקים להשקיע בשרתי טלפון יקרים מקומיים. ניתן להגדיר אותן תוך דקות ולהגדיר אותן מחדש כדי לאפשר קווי טלפון נוספים, תפקידים וזרימות שיחות מהר באותה מידה.
האם שקלת מרכזית ענן אך לא מספיק משוכנעת לבצע את המעבר? זו החלטה גדולה. לכן אנו מסבירים:
- מהי מרכזיית ענן (או מערכת טלפונים מתארחת)
- היתרונות והחסרונות במעבר למערכת טלפונים מבוססת ענן
- כיצד מרכזיית ענן משתווה למרכזית מסורתית,
- ולמה לצפות בעת ההכנה להקמה ולתחזוקה של מערכת טלפונים מתארחת וירטואלית.
קרא בעצמך ואין לנו ספק שתראה שהמעבר למרכזיית ענן הוא החלטה מצוינת עבור הארגון שלך.
מה זה מרכזיית ענן?
ראשית, בואו נסקור מהי מרכזית רגילה: מרכזיה היא קיצור של Exchange Private Business, שהיא רשת הטלפונים הפנימית שבה העסק או הארגון שלכם משתמש כדי להתקשר לשלוחות בודדות במשרד שלכם (או על פני מרחבי עבודה מרוחקים, כפי שהפך לשכיח יותר לאחרונה! ).
סביר להניח שמחלקת ה- IT שלך חיברה את מרכזיית הארגון שלך לרשת הטלפונים הציבורית (PSTN) או לרשת פרוטוקול Voice over Internet כך שתוכל לבצע שיחות חיצוניות גם כן. ה- PSTN הוא שם מפואר לכל חוטי הטלפון המעגלים המחברים בין משקי בית ועסקים ברחבי העולם. VoIP זה אותו דבר … פרט לכך שכל חיבורי הטלפון נעשים באמצעות חיבורי אינטרנט. אתה כנראה פשוט קורא לשניהם 'מערכת הטלפון!'
ישנן מספר הגדרות למה זה מרכזיה בענן , אך כדי לשמור על הפשטות: מרכזיה בענן היא מערכת טלפונים וירטואלית המספקת מערכת טלפונים עסקיים מאובטחת ואמינה דרך האינטרנט. כמה שמות אחרים למרכזית ענן הם:
- מערכת טלפונים מתארחת
- מרכזייה מתארחת
- מערכת טלפונים וירטואליים
- מרכזייה וירטואלית
- מערכת טלפון VoIP
- מרכזיית VoIP
- מערכת טלפונים מקוונת
- מרכזית IP (פרוטוקול אינטרנט)
כל השמות האלה מרמזים על כך שבורסה ענקית פרטית מבוססת ענן היא מערכת טלפונים הבלעדית לעסק שלך ומשתמשת בטלפונים VoIP ובאינטרנט כדי לחבר מתקשרים. עדיין קיימת חומרה המפעילה מערכת מרכזיות ענן, אך שרת זה נמצא לעתים קרובות יותר במרכז נתונים מרוחק, ולא באופן מקומי כמו שמערכת מרכזיה מסורתית חייבת להיות. מכאן שמו 'המתארח' או 'הווירטואלי' למערכות מרכזיות מבוססות ענן- חברה המתמחה במתן שירותי טלפונים עסקיים מארחת את החומרה ומספקת שירות טלפוני כמעט דרך האינטרנט.
אי צורך לרכוש ולתחזק את המכונות הגדולות המפעילות מרכזייה מהווה יתרון עצום עבור עסקים וארגונים קטנים רבים שאין להם את היכולת לממן רכישת הון מסוג זה או את הצוות שישים לב אליו.
למה להשתמש במערכת מרכזית?
אתה עשוי לשאול: מדוע הארגון שלנו צריך מלכתחילה סניף פרטי? מדוע איננו יכולים פשוט להשתמש בטלפונים הסלולריים או בטלפונים הרגילים?
אתה יכול להשתמש בטלפונים למגורים או בסמארטפונים כדי לנהל את תקשורת הטלפונים של העסק שלך, אבל האם אתה באמת רוצה למסור את מספרי הטלפון הביתי של העובד או את מספרי הטלפון הסלולרי לאלפי או מאות אלפי זרים? חוץ מזה, אם אתה מגביל את יכולות הטלפון של העובד שלך למה שיש בטלפונים צרכניים, אתה תפספס הרבה תכונות שמייעלות את הפעילות העסקית, כולל:
- הקלטת שיחות: לתיעוד תוכן שיחות הטלפון מסיבות הכשרה, משפטיות או רגולטוריות.
- ניתוב לפי מחלקות: להנחיית מתקשרים או לקוחות נכנסים לאדם או למחלקה הנכונים.
- ניתוח שיחות: לשיפור מדדי מוקד הטלפוני שלך או KPI של שירות לקוחות על ידי מדידת נתונים בזמן אמת כגון מענה לשיחות, זמן המתנה ממוצע, זמן דיבור ממוצע ועוד.
- תורי שיחה: לשמירה על לקוח בהמתנה בזמן סיום שיחה קודמת.
- ניתוב שיחות: להפצת שיחות לאדם הזמין הנכון, לא משנה היכן הן נמצאות.
- העברת שיחות: להעברת מתקשר לעמית לעבודה שיוכל לפתור טוב יותר את הבעיה שהתקשר אליה עם העסק שלך.
- שילובי תוכנה: לשליחת נתוני שיחות ולקוחות באופן אוטומטי ל- CRM, למוקד העזרה או לכלים פרודוקטיביים אחרים, ובכך לצמצם את האפשרות להתעלם ממדד חשוב או להזין נתונים באופן שגוי ביד.
- מספרי טלפון קליטים: להצגת דרך אחידה לאחרים ליצור קשר עם העסק שלך שבלתי נשכח וקל לחיוג, לא משנה כמה מספרי טלפון בודדים העסק שלך צריך ברגע נתון.
מערכת מרכזית גם מקלה הרבה יותר על התקשורת של העובדים. באמצעות מרכזייה, הם יכולים להרים את הטלפון שלהם ולחייג לתוסף פשוט במקום מספר שבע או 10 ספרות בכל פעם.
בנוסף לתכונות המשתמש, מרכזייה יכולה להיות דרך מאובטחת יותר לנהל תקשורת טלפונית פנימית וחיצונית. קל יחסית להגדיר שכבות אבטחה מרובות עבור מערכת הטלפון המתארחת שלך באמצעות אבטחת מידע, חומת אש SIP ו/או תיקוני אבטחה להגנה מפני התקפות. קל יותר גם לשנות את כל הסיסמאות באופן קבוע ולהשבית כל מספרי טלפון שאינם בשימוש כאשר יש לך מרכז שליטה מרכזי באמצעות מרכזייה.
מרכזיית ענן מול מערכות טלפון מקומיות
עכשיו אתה יודע מה זה חילופי סניפים פרטיים ומדוע כדאי לעסקים להשתמש בהם. אבל מה ההבדל בין מרכזייה המתארחת בענן לבין אחת המתארחת באתר (במקום)? שמח ששאלת. בואו נצלול להבדלים בין מרכזיית ענן למרכזייה מסורתית.
מרכזיית ענן
ההבדל העיקרי בין מרכזיית ענן למערכת טלפונים מסורתית הוא שהחומרה למרכזית ענן אינה ממוקמת פיזית באתר בבית העסק. מערכת טלפונים מבוססת ענן מתארחת מחוץ לאתר במרכז שרת נתונים. מרכז שרת הנתונים מספק שירותי טלפון של עסקים דרך האינטרנט ואינו דורש ציוד נוסף בבית העסק. עובדים עדיין יכולים להשתמש במכשירי טלפון או אוזניות כדי לבצע או לענות לשיחות, אך הם יכולים גם לנהל את שיחותיהם באמצעות תוכנת שיחות מבוססת מחשב.
גם אם העובדים משתמשים במכשירי טלפון מסורתיים לביצוע ושיחות, עם מרכזייה מבוססת ענן לעולם לא תדע שמערכת הטלפונים לא נמצאת במקום. הטלפון, בין אם זה טלפון שולחני או טלפון רך, מתחבר לנתב. כל השיחות מועברות באמצעות תוכנת השרת והטלפון של העסק. טלפונים מצלצלים כרגיל, וכל עוד התקנתם את התכונות האלו, המתקשרים יכולים להשאיר הודעות קוליות, להמתין בהמתנה או להתכנס לשיחות כמו במערכות טלפון מסורתיות. עם הופעתן של רשתות סיבים ושירות אינטרנט אמין יותר, מערכות טלפון וירטואליות הפכו לאמינות לא פחות ממערכות מרכזיות מסורתיות מבחינת איכות השיחות והאמינות.
מרכזיית מקומית במשרד
בינתיים, השרתים וחומרה אחרת המפעילה מערכת טלפונים להחלפת סניפים פרטית באתר ממוקמים במקום. העסק המשתמש במרכזית המסורתית מחזיק ומחזיק בעצמו את כל חומרת הטלפון. מערכות טלפון מרכזיה מסורתיות דורשות מאיש מקצוע לתחזק ולעדכן את הציוד באופן קבוע, כולל הקמה או השבתה של קווי טלפון בודדים כאשר עובדים נשכרים ועוזבים את הארגון.
מרכזייה מסורתית יכולה להשתמש באותן תכונות כמו מערכת מבוססת ענן המפורטת לעיל: המתנה לשיחות, הודעות קוליות, משרת אוטומטי, העברת שיחות, הקלטת שיחות, מדדי שיחות, אינטגרציות תוכנה. שימוש בתכונות אלה באמצעות מערכת טלפון מקומית פשוט דורש צוות המוקדש לפיקוח על מערכת הטלפונים, עדכון אותה כך שיגדל או יתקשר עם גודל הצוות שלך ופתרון בעיות לפי הצורך. שמירה על מרכזית מסורתית דורשת הרבה זמן וכספים, ולכן חברות רבות עוברות למערכות מרכזיות ענן.
יתרונות וחסרונות של מרכזיה בענן
המעבר למערכת טלפונים וירטואליים מבוססי ענן הוא צעד מתמצא עבור עסקים רבים, אך יש לו חסרונות כמו לכל טכנולוגיה. כאן נסקור כמה מהיתרונות של שימוש במרכזית ענן כמו גם את החסרונות.
יתרונות מרכזיה בענן
- מדרגיות : מערכות מרכזיה בענן ניתנות להרחבה בקלות ותומכות בדרך כלל במספר בלתי מוגבל של משתמשים. הוספת משתמשים (מספרי טלפון חדשים) היא מיידית ודורשת רק כמה לחיצות עכבר.
- עלות נמוכה יותר: מערכות מרכזיות המתארחות בענן נוטות להיות יותר תקציביות מאשר מערכות מרכזיות מקומיות מכיוון שהן אינן דורשות ציוד או עדכונים ותחזוקה שוטפת. החברה שלך לא צריכה לרכוש ציוד כמו שאתה צריך לרשת מקומית.
- גמישות: רוב מערכות מרכזיה מבוססות ענן אינן דורשות חוזים שנתיים או חודשיים. אם תחליט שהעסק שלך צריך מערכת טלפון אחרת, קל יחסית לשנות אותו.
- נוכחות מורחבת : עם מערכת מרכזיה בענן, ישנה טרחה מינימלית לעסקים שרוצים להעמיד את עובדיהם במשרדים ביתיים או מרוחקים. מכיוון שמערכת הטלפונים פועלת דרך האינטרנט, העובדים שלך יכולים להיות בכל מקום בעולם אך לפעול כמרכז טלפוני מאוחד אחד. כל מספרי הטלפון שלך יכולים לעקוב אחר אותו דפוס, ותכונות כגון משרת אוטומטי, דואר קולי והפצת שיחות יפעלו אותו דבר עבור כל השיחות הנכנסות, לא משנה מי לוקח אותן. מערכת מבוססת ענן מקלה על עסקים להתרחב מעבר לגבולות פיזיים וליצור נוכחות מקומית, לאומית ואפילו גלובלית.
- תחזוקה קלה יותר: ספק ה- VoIP שלך מחוץ לאתר מטפל בתחזוקת מערכת הטלפון מבוססת הענן שלך. הם מטפלים בשדרוגי תשתיות, תחזוקת חומרה ותיקונים. גם אם יש בעיה במערכת שלהם, המרכזייה של העסק שלך בדרך כלל לא תצטרך לעבור למצב לא מקוון בזמן שהם יתקנו אותה כיוון שהם יבנו מספר גיבויים וכשלונות ברשת שלהם. התמיכה כמעט תמיד 24/7 בהתחשב באופי הגלובלי של משתמשי האינטרנט, כך שתמיד תצטרך לדאוג לחכות לשעות הפעילות כדי לפתור בעיה טכנית או לקבל עזרה בהוספת קו טלפון.
- פשוט לעדכן את תזרימי השיחות : תזרימי שיחות הם הכללים והתהליכים שהנחתם כדי להפנות שיחות למקבל המתאים. עם מרכזית מבוססת ענן, קל לבצע תהליכים כאלה באמצעות תוכנת הטלפון שלך. אתה יכול לשנות את ניתוב השיחות שלך בכדי להכיל צוות עובדים או תפקידים חדשים בכמה לחיצות.
מרכזיה בענן במבצע
חסרונות מרכזיה בענן
ישנם מספר חסרונות למערכת טלפונים מתארחת. להלן השניים העיקריים:
- אינטרנט מהיר הוא חובה. אם העסק שלך ממוקם באזור ללא אינטרנט מהיר, איכות השיחות שלך עלולה להיפגע אם אתה מסתמך על שירותים מבוססי ענן. מערכות טלפון וירטואליות תלויות בשירות אינטרנט אמין וחזק כדי לתפקד היטב. אם ספק האינטרנט שלך מנתק את השירות לעתים קרובות, מרכזיית מסורתית המספקת שירות טלפוני עקבי יותר עשויה להיות הדרך הטובה ביותר.
- היו ערניים לגבי אבטחה : מערכת מרכזית ענן יכולה להיות רגישה יותר להפרות אבטחה מאשר מערכת מבוססת שרת מכיוון שהיא מחוברת לאינטרנט, וכולנו יודעים שלא חסרים שחקנים גרועים המעוניינים להונות אחרים ברשת. העסק שלך צריך לעבוד עם ספק שירותי הטלפון כדי להבטיח שתיישם מספר רבדים של אמצעי אבטחה כגון בקרת גבולות הפעלה, אבטחת נקודת קצה SIP, זיהוי הונאות, עדכוני סיסמאות קבועים, חומות אש וניטור פעילות חשודה.
יתרונות וחסרונות במרכזיה מקומית במשרד
אם שקלת את היתרונות והחסרונות לעיל של מרכזיית ענן ועדיין שוקלת מרכזייה באתר, להלן היתרונות והחסרונות של מערכת טלפונים מסורתית יותר:
יתרונות במרכזיה מקומית במשרד
- אבטחה טובה יותר : מערכות מרכזיות מסורתיות אינן מסתמכות על האינטרנט להעברת נתונים. במקום זאת, כפי שהסברנו לעיל, מרכזית סניפים פרטית באתר מתחברת לעולם החיצוני באמצעות רשת הטלפונים הציבורית. זוהי הדרך שבה קווי נייח למגורים מתחבר למגורים ועסקים אחרים. הרבה יותר קשה למישהו לפרוץ למרכזייה מסורתית ולנסות לבצע הונאות אגרה, לגנוב נתונים או לחטוף שיחות.
- שליטה יותר מבוססת חברה : לחברה שלך תהיה שליטה רבה יותר על הפונקציונליות של מרכזייה מסורתית. אתה יכול להתאים אישית את מערכת הטלפון שלך לדרגה n מכיוון שאתה הבעלים של הציוד, התוכנה והתהליכים שגורמים לה לעבוד. הדבר ידרוש צוות מסור של אנשי מקצוע בתחום שירותי הטלפון, אך אם אתה חברה גדולה יותר עם צרכי מערכת טלפונים ספציפיים, ייתכן שהצוות וההוצאות על הזמן יתאימו לשירותי הטלפון שלך לצרכים העסקיים שלך מכל הבחינות.
- אפשרות טובה יותר באזורים ללא אינטרנט מהיר : אם העסק שלך ממוקם באזור כפרי או במדינה שעדיין אין לה גישה לאינטרנט מהיר, מרכזייה באתר תציע לך איכות שיחות אמינה ועקבית יותר.
- עלות פנימית: כל השיחות הפנימיות הן בחינם מכיוון שהחברה שלך מחזיקה במערכת הטלפונים הפנימית. אתה תשלם רק על שיחות שמתבצעות מחוץ לעסק שלך.
חסרונות במרכזיה מקומית במשרד
- עלות גבוהה יחסית: למרות שהשיחות הפנימיות הן בחינם, המחיר הכולל של רכישה ותחזוקה של מרכזייה באתר (בתוספת עלות אותן שיחות חיצוניות) הוא אסור בעלויות עבור עסקים קטנים וסטארט-אפים רבים. מקור אחד מעריך כי עלות החומרה, הטלפונים, ההתקנה, דמי הרישוי ועלויות השירות החודשיות מתחילות בסביבות 6,500$. הוספה והסרה של קווים יכולה להיות יקרה, במיוחד אם החברה שלך נמצאת בשלב של צמיחה מהירה. אם אתה מרחיב משרדים, תזדקק למרכזייה נפרדת לחלוטין לכל מיקום.
- גמישות מינימלית: לאחר שהגדרת את מרכזיית המסורתית שלך, שינוי זה אינו בלתי אפשרי, רק יקר. חלק ניכר מהחומרה והשרתים למרכזייה גדולים וגדולים. הם דורשים אזור אחסון מיוחד משלהם, ולעתים קרובות הם קובעים, לפחות באופן חלקי, את הפריסה של שאר המשרד שלך.
- תחזוקה: מכיוון שאתה אחראי לכל החומרה, על החברה שלך לעדכן תצורות, תיקוני אבטחה ותיקונים אחרים בכל פעם שיש צורך בשינוי. זה דורש זמן וכסף לצוות.
תחילת העבודה עם מרכזיית ענן
דרישות טכנולוגיה
אינטרנט מהיר הוא חובה לשימוש בשירותי טלפון וירטואליים המתארחים בשרת ענן, אך כמה מהר הוא מספיק מהיר? חלק מתשובה זו תלויה בכמה תוספים או סוכנים שישתמשו בו זמנית במערכת הטלפון שלך. באופן כללי, אנו ממליצים על מהירות אינטרנט של 150 kbps לכל שיחה במקביל.
יהיה עליך להקדיש מעבד וכמות RAM מסוימת למערכת הטלפון שלך. שוב, זה תלוי בכמה טלפונים תצטרך לארח. אנו ממליצים על ליבת מעבד אחת ו -1 GB זיכרון RAM לעד 50 הרחבות. שוחח עם ספק השירות המתארח שלך לגבי דרישות המערכת המומלצות שלו.
כיצד להגדיר מרכזיית ענן
לאחר שתבחר את האפשרויות המובילות שלך עבור ספק שירותי טלפונים וירטואליים, כיצד נראה תהליך הגדרת הפתרון שלך? כמו כל צרכן חכם, עליך לאסוף כמה הצעות מחיר/הערכות מכמה ספקים שונים. כמו כן, עליך לחקור מקרי שימוש שונים במערכות מרכזיות מבוססות ענן כדי לקבל מושג כיצד תראה התקנת המערכת שלך.
לפעמים, הגדרת מרכזיית ענן היא פשוטה כמו הגדרת החשבון שלך באינטרנט. לפעמים, ההתקנה היא עניין מותאם אישית יותר הכולל הרבה אימות חשבון, אמצעים למניעת הונאות ובדיקות איכות שיחות. באופן כללי, צפה לעבור את השלבים הבאים בעת הגדרת מרכזיית הענן שלך:
- רכשו/השכירו את מספר הטלפונים הנדרשים שלכם ל- VoIP.
- קבל את מספרי הטלפון המועדפים עליך.
- רשום את הטלפונים והמספרים שלך למרכזיית הענן שלך.
- אפשר שיחות חירום.
- התחל לבצע ולקבל שיחות!
ניהול מרכזיה בענן
במהלך ההטמעה, תרצה לשאול את ספק שירותי הטלפון המתארח שלך כיצד תוכל לפעול יחד לניהול מרכזית מבוססת הענן שלך באופן שוטף. כמה שאלות שתרצה לשאול אותן הן:
- אילו משימות הארגון שלך אמור להיות מסוגל לנהל לבד?
- באילו נושאים עליך לנסות לפתור את עצמך, ובאילו נושאים עליך מיד לבקש עזרה מהספק שלך?
- באיזו תדירות אתה צריך לצפות לעבוד עם הספק שלך?
- האם הספק שלך מציע תמיכה 24/7, או שאתה משלם עבור עזרה נוספת בשעות שאינן עסקיות?
- כל כמה זמן מערכת הטלפון משודרגת? האם זה כרוך בהשבתה רבה למרכזייה האישית שלך?
- אם עלות השירותים החודשיים תגדל, כמה הודעה תקבל הספק שלך?
מרכזיה מקומית או מרכזיית ענן: מה מתאים לעסק שלך?
ישנם הרבה גורמים הנכנסים להחלטה לעבור למרכזיה וירטואלית מבוססת ענן. היתרונות של מרכזיית ענן כוללים מדרגיות טובה יותר, עלות נמוכה יותר, גמישות רבה יותר בהתקנה והתצורה, תמיכה טכנית ייעודית, תחזוקה קלה יותר ועדכוני תהליכים פשוטים. אבל מערכות מרכזיה בענן מגיעות גם עם החסרונות של הסתמכות על שירות האינטרנט המקומי העקבי לשירות שיחות איכותי וסיכוני אבטחה גדולים יותר.
עם זאת, עבור רוב העסקים, היכולת להקים מערכת טלפונים וירטואליים ולהתחיל לקבל שיחות תוך דקות עולה על החסרונות האלה. Activate היא ספק אחד שיכול להקים את העסק שלך עם מרכזייה אמינה מבוססת ענן בכמה צעדים פשוטים. מה שמקל על קבלת מספרי טלפון עסקיים בכל מקום שתזדקק להם תוך דקות. אין דמי התקנה או חוזי מינימום, ושירות המרכזייה הווירטואלית שלנו כוללת יותר מ -20 תכונות VoIP כמו הקלטת שיחות, הודעה קולית, משרת אוטומטי ותא קולי לדואר אלקטרוני ללא עלות נוספת.
לקבלת שירותי טלפון וירטואליים בינלאומיים גמישים ובמחיר סביר, צור קשר עמנו קשר עוד היום.
